Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely taloyhtiössäMMe

Eurooppalainen tietosuoja-asetus (GDPR) on velvoittavana voimassa 25.5.2018 alkaen. Taloyhtiöissä henkilötietoja kerätään eri käyttötarkoituksiin. Osakeluettelon pitäminen ja velvollisuus kerätä tietoja osakkaiden tekemistä muutostöistä (muutostyörekisteri) perustuvat asunto-osakeyhtiölakiin. Asukasluetteloa, saunavuoro- ja, autopaikkalistoja sekä erillisiä yhteydenpitoon liittyviä rekisterejä sekä sähköpostiosoitelistoja pidämme yllä, jotta saamme taloyhtiömme arjen pyörimään.

Rekistereihin on kirjattu seuraavia henkilötietoja:

Osakeluettelo: omistajan nimi ja postiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika tai henkilötunnus, mahdollisen muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi (esim. lesken asumisoikeus) ja muut tarvittavat yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Remonttirekisteri: osakkaan nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero ja mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot, työnsuorittajien nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Asukasluettelo: asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot.

Joissain taloyhtiöissä henkilörekisterin muodostavat lisäksi tallentava kameravalvonta ja kulunvalvonta, jotka ovat käytössä ihmisten ja omaisuuden turvaamiseksi. Kerätyt henkilötiedot saamme yhtiönne osakkailta ja asukkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta saaduilla tiedolla, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden.

Osakeluettelon ja muutostyörekisterin tietoja säilytämme asunto-osakeyhtiölain määrittämän ajan.

Asukasrekisterin henkilötietoja säilytämme niin kauan, kun asukas tai osakas asuu taloyhtiössä. Poismuuton jälkeen henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa, kuin sen on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Henkilötietoihin on pääsy yhtiönne hallituksella, toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä vastike- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi ja isännöitsijätoimiston henkilökunnalla.

Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot pidetään salassa.

Varmistamme, että yhtiön tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellytämme tätä myös alihankkijoilta ja palveluntuottajilta, joille tietoa luovutetaan tarvittaessa jonkin tehtävän suorittamiseksi (esimerkiksi asukkaan puhelinnumero asuntoon tulevalle korjaajalle, jotta hän voi sopia asuntokäynnistä).

Käytännössä taloyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat olla sähköisessä tai paperisessa muodossa. Sähköiset tiedot sijaitsevat suojatuilla palvelimilla tai laitteilla ja paperiset asiakirjat lukitussa tilassa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille.

Asunto-osakeyhtiönne henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä oman taloyhtiönne isännöitsijään.

Imatran Talokeskus Oy